1.     Algemeen

Xtra Time hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Xtra Time houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

•      je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

•      verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

•      vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

•      passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

•      geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•      op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

Als Xtra Time zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Xtra Time

Zetel:  Ebergiste de Deynestraat 2c, 9000 Gent

Emailadres: sport.desleutel@fracarita.org

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2.     Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Xtra Time verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

·         Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)

·         Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

·         Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding

o   Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)

o   Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (uitvoering overeenkomst)

·         Het deelnemen aan competities en tornooien

o   Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)

o   Organisatie van een recreatief sportevenement (uitvoering overeenkomst)

·         Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)

·         Promotie, PR en communicatie waaronder

o   Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)

o   Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)

o   Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

3.     Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  :

•        Identificatiegegevens : naam, voornaam

•        Privé-contactgegevens :  telefoonnummer, e-mail, adres

•        Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

•        Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)

•        Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4.     Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

•        het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat

•        het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

•        het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5.      Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

-          Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)

-          Subsidiërende overheden in het kader van verantwoordingen van sportprojecten en deelname aan sportevenementen

-          De sportfederatie, zijnde Paranthee Psylos

-          …

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

6.     Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

7.     Bewaartermijn

Xtra Time  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Xtra Time  verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan noodzakelijk

of maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

8.     Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

•      Alle personen die namens Xtra Time  van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

•      We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

•      Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9.     Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.  Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

10.           Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Commission@privacycommission.be

11.           Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Xtra Time Gent  kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde op 1/06/2018